高専カンファレンス in 小山 2019を企画・運営した話

こんにちは。もりかぷです。

いつもふざけたような記事ばかり投稿していますが、今回はちょっとだけまじめな話です。

タイトルにもあるのですが、先日、11月3日に「高専カンファレンス in 小山 2019」というイベントを開催させて頂きました。

会場

そこで、今回は企画~運営を行うにあたり何をしたかを軽くではありますが、書いていきたいと思います。

こういった真面目な記事は普段書かないので、言葉足らずな点や分かりにくい点があるかもしれませんが、よろしくお願いいたします。

まず、「高専カンファレンス」とは何か。

レポートを書く前に、知らない方もいると思うので簡単に「高専カンファレンス」について説明していきます。

高専カンファレンス 公式Wikiの引用ではありますが、以下のように定義されております。

「高専カンファレンス」とは、その名称を用いて行われる、高等専門学校および高専生をテーマとする、勉強会をはじめとした各種活動(以下、「個別の活動」と言う)の総称、およびその集合体(以下、「コミュニティ」と言う)の名称のことを言います。

高専カンファレンス Wiki – kosenconf.jp

僕個人の表現ではありますが、一言で表現すると

高専関係者が主体となり、活動をする。

というのが主な意義であると思っております。(間違っていたらすみません)

では、なぜ今回「高専カンファレンス in 小山 2019」を企画しようとしたのか。

これに関しては、本当に個人的なことになってしまうのですが、言ってしまうと「個人的に興味があった」それだけです。

具体的に言いますと、友人が某所で開催された高専カンファレンスで発表を行っていて、その様子をライブ配信で見ていました。そこで、自分のスキルを発表したり、逆に発表を聞いてスキルを取り込むなどと、新しい発見をできるのではないかと考えました。

ライブ配信を見て、僕自身も「高専カンファレンス」に参加したいと思い、今後の開催予定などを見たのですが、日程が合わなかったり、場所が遠いなど参加が難しい状況でした。

そこで、

いっその事、自分が場を作ればいいのでは。

という完全に個人的な理由で企画することに決めました。

ちなみにこの話は昨年のものだったりします。

そこで早速友人や教員に相談したのですが、以下の理由ですぐに開催への準備が難しい状況でした。

今思えば、思いついて直ぐ何も考えずに相談しに行ったので、かなり無理のあるものでした。(当時はご迷惑をお掛けしました。)

そこで、冷静になって考え直したところ、学祭での開催且つ有志企画ならいけるのでは?と思いつきました。

その時には既に2018年度の学祭は終わっていたため、2019年度になってから、学祭の実行委員会の方を通して、担当の先生に相談しました。

また、高専カンファレンス参加経験のある友人と共に、対面で企画の説明をしたところ、OKが出たので、無事に計画を始めることができました。
(実行委員会の方及び、先生方、ありがとうございます。)

OKが出てからの流れ

では、開催までに何をしたかを簡単にリストで示します。

  1. 実行委員会Slackワークスペースの作成、詳細決定
  2. 高専カンファレンス メーリングリストにて開催宣言、公式タグ、Wikiページの割り当て申請
  3. ロゴやポスターの作成
  4. Twitterアカウントの開設
  5. 各種サイトの整備、公開、発表者募集
  6. 配信に必要な機材の調達
  7. 発表内容確定システムの開発
  8. 発表者の確定、内容連絡依頼の送信
  9. 発表順確定、発表者の公開
  10. 本番

具体的には以上のような感じです。
それでは簡単に説明していきます。

1. 実行委員会Slackワークスペースの作成、詳細決定

運営スタッフ間のやり取りなどを行うために、Slackというチームコミュニケーションツールを使用しました。(Discordと悩んだりもした)

特に情報系の方でしたら知っている方も多いのではないでしょうか。

UIは以下のような感じです。

見た目は普通のチャットツールですが、スマートフォンと同じように「APP」と呼ばれるものを追加することで、外部サービスとの連携や機能の追加などが行えます。

とりあえず連絡網を確保した後、イベントの詳細を決定しました。
ここで、発表人数、発表時間、タイムテーブルなどを決定します。

2. 高専カンファレンス メーリングリストにて開催宣言、公式タグ、Wikiページの割り当て申請

続いて、「高専カンファレンス 事務局」のメーリングリストに開催宣言を行います。

これは開催手順のガイドラインにあるために行います。

事務局の方から承認いただけると、公式タグ、Wikiページの割り当てられます。
Wikiページについては後程書きます。

3. ロゴやポスターの作成

これは任意項目なのですが、適当に以下のように作りました。
※クリックで拡大できます。

ロゴ
学内向け募集用ポスター
一般向け告知ポスター兼チラシ

これらは全てCLIP STUDIO PAINT EXを用いて作成しました。
素材等は記載無しで自由に使用できるよう、CLIP STUDIOの機能である「素材をさがす」やライセンスフリーアイコン、友人から許可をもらって作品をなぞらせて頂きました。

どうでもいい話ですが、結構配置などには悩みました。
また、印刷はラクスル株式会社さんに頼みました。
(納期を急がなければかなり安いのです。1000 ~ 3000円程度でかなり印刷してもらえる)

4. Twitterアカウントの開設

これも任意項目で、最初は、僕個人のアカウントで告知をしようと考えたのですが、99%僕の独り言なので、新たにアカウント作りました。

高専カンファレンス in 小山 2019 (@KConf_Oyama19) – Twitter

5. 各種サイトの整備、公開、発表者募集

ここで、公式Wikiページ募集ページの整備を行います。

公式Wikiページについては、テンプレートができているので、それに従って記入していくだけでページが完成します。

募集ページはConnpassというIT勉強会支援プラットフォームがあり、イベント参加募集や、申し込みなどの管理ができるサービスを使いました。

高専カンファレンス in 小山 2019 – connpass

ちなみに、ページで必要な情報は主に以下のものだと思います。

  • 日時
  • 場所
  • テーマ
  • 交通アクセス
  • 参加方法
  • “簡単に”タイムテーブル

とりあえず、これらは最低でも書いておいて、随時追加しておくのが良いと思います。

また、せっかくドメインを取ったので公式サイトも作ってみました。(これは任意)
ちなみに、最初はかなり適当に作ったのですが、途中、大幅にUIの変更や改善を行い、今は少しまともになっています。

せっかくドメインを取ったので公式サイトも作ってみました。(これは任意)
ちなみに、最初はかなり適当に作ったのですが、途中、大幅にUIの変更や改善を行い、今は少しまともになっています。

フレームワークはMaterializeを使っています。

高専カンファレンス in 小山 2019

サイトの整備=難しい イメージがありますが、結構簡単に整備できます。

整備が整ったら、発表者や参加者の募集を開始します。
募集管理は先ほどのConnpassでできるので、全てそちらに任せます。
あ、募集の締め切りもしっかり告知はしましょう。

6. 配信に必要な機材の調達

当カンファレンスではYouTube Liveにて配信を行いました。
ちなみに配信は任意項目ですが、アーカイブで残したり、多くの人に見てもらえるように配信を行いました。

まず、配信を行うにあたり、必ず発表者の方に顔を写して良いかの確認が必要です。(これを無許可でやると色々とまずい)
もし、NGの場合は、プレゼンテーションの画面のみを写さなくてはなりません。

最初はカメラを2台設置して、プロジェクター側と発表者側にそれぞれ向けようと考えたのですが、確実に顔が写らないようにするという問題と、画質の観点から、カメラ+HDMIキャプチャーで対応しました。

カメラは「Logicool C920」だった気がします。

HDMIキャプチャーは「I・O DATA GV-US2C/HD 」を使用しました。
ハードウェアエンコードなので、0.3秒ほど遅延はありましたが、配信ソフト側の方で調整しました。また、PCに負荷がかかりにくいので、高スペックなPCがなくても配信できます。

配信ソフトはフリーの「OBS (Open Broadcaster Software)」を用いました。
これを使うことで、顔出しOKの方と、NGの方、それぞれの画面を簡単に切り替えることができます。

メイン画面
サブ画面

問題点としては、HDMIキャプチャーで入力された映像を再エンコードするので、2重エンコードしてしまうことが問題ではありますが、今回は目を瞑っておきました。

接続としては以下のような感じとなりました。

キャプチャーにHDMIパススルー機能を備えているため、スプリッターなどは不要です。
配信に関してはこのような感じでした。

配信席はこうなっていたり…

7. 発表内容確定システムの開発

これもどうでもいいのですが、発表内容を最終的に確定するフォームを作りました。

フォームと聞くと、Google フォームで十分なのでは?と思う方もいると思います。僕も当初はそれで完結させようとしてました。

ですが、公式サイトに載せるアイコンを送ってもらうことを考えた時、Googleフォームでは「ファイル送信時」ログインが必要となってしまします。

わざわざアカウントを作ってもらってまで、画像ファイルを送ってもらうのはちょっと…と思ったので、簡単にですが作ってみました。言語はPHPです。

まず、connpassの受付番号を入力してもらいます。

すると、connpass側のアンケートの回答結果などに応じて、項目が入力されているので、必要に応じて追記、修正などをしてもらいました。

続いて、アイコンの設定をしてもらいます。
適当ではありますが、プレビュー機能も付けてみました。

アイコンのアップロードをしなくても次に進むことができます。

最後に確認をしてもらい、確定してもらいます。

確定してもらうことで、僕の方に確定通知が来ます。

簡単なフォームの受け渡しと、データーベース処理、ファイルの拡張子偽装チェック位のなので、簡単に作りました。

8. 発表者の確定、内容連絡依頼の送信

募集が終了すると、connpass側で自動で抽選処理を行ってくれます。

抽選後、一斉メール送信機能から、発表内容を確定してもらうように連絡を行います。

9. 発表順確定、発表者の公開

全員が内容確定後、こちらで適当に発表順の割り振りを行います。
今回はshufコマンドで決めました。

ちなみにshufは「入力した内容をランダムで表示する」コマンドです。
使用法としては

shuf [option] [file]

例えば

shuf -e Aさん Bさん Cさん ...

これを実行すると…

こんな感じで出るので、あとはCSVファイルを用いて、発表順を生成しました。

他にもshufは色々とできるので、man shufと入力してみてください。

ちょっと話が逸脱してしまいましたが、発表順はこのように決めていました。
順番が決まったら、公式サイトやTwitter、Connpassで発表者、発表順を公開します。

10. 本番

あとは本番です。
前日が学祭の準備日だったので、ある程度リハーサルはやっておきました。

本番前にやることとして、参加者の受付、展示がある人はスペースの割り当て(事前にある程度決めておくとよい)、簡単に流れの説明、PCの接続方法の確認などをしておきます。

本番では、僕は名前だけの実行委員長ではありますが、簡単に司会を務めさせていただきました。

司会のやることとしては、一般の方もいるので、高専カンファレンスの説明、次の発表者の呼び出しなどが中心です。基本的にはどんどん発表してもらい、その都度、名前と発表タイトルを呼ばせて頂く感じでした。

あ、名札とかを用意しておくと良いです。初対面の方もいるので、呼ぶときに戸惑わないようにするためです。

せっかくなので、僕の当日の発表を載せさせて頂きます。
一応今回は「高専を、語ろう。」というテーマでやらせていただいたので、5年間の間やってきたことを発表させて頂きました。
スライドは以下をご確認下さい。

という感じで結構ガバガバだったり分かりにくいところが多くて、申し訳ないのですが適当にプレゼンテーションをさせて頂きました。

こんな感じで適当に企画、運営しました。
こういったイベントを運営するのは初めてなので、色々と大変でしたが、色々な人と繋がれてよかったです。

ここから2019/11/5 22:00追記

ちなみに、今回、席を71席ほど用意して、半分ぐらい人がいれば満点と思っていたのですが、半分以上席が埋まっていたので驚きました。

来てくださった方、ありがとうございます!
そしてパンフレットと同時にチラシを渡してくれた工陵祭実行委員の方々、ありがとうございました!

また、撤収後、教員の方々からも「良かった」などのコメントをいただき、企画・運営した甲斐があったな〜と改めて実感しました。

関係者の皆様、本当にありがとうございました!

反省点

さて、ここからは改善が必要な点について簡単に書いていきます。
主に

・60分+入れ替え時間1分/人を追加で取ったものの、予定より15分時間オーバーしてしまった。
・質疑応答が後半できなかった。
・配信の音質、ノイズゲートの設定
・司会がグダッてしまった。

ここらへんです。
1番目については、実演等がない限り事前にプレゼンデータを頂いて、一台のPCでやれば良かったなと思っています。これにより、入れ替え時間を圧倒的に短くできると思います。
3番目はOBS側の調整時間がなく急ぎでやったのが間違えでした。もう少し余裕を持っておけば良かったと思います。
4番目。これは僕の練習不足と語彙力の問題だと思いました。(もって練習しておけば良かった…)

出そうと思えばいくらでも出てしまいますが、特にこの4つが個人的に大きな問題点だと思いました。

なのでまとめると…

・時間は(1人の発表時間+5~7分) × 発表人数 取っておく。
・司会のリハーサルはしっかりと。

この2つを押さえておけばいいと思いました。
来年度は高専を卒業する(予定)ので、今後高専カンファレンスの運営に関わっていくことは難しいですが、将来、企画を考えている方はこの2つはしっかりと押さえておいて下さい。

ということで簡単に改善ポイントを出してみました。

最後に…

という感じでライブ投稿、その後を簡単に書いてみました。
現役最後の文化祭で、こういった企画をできたことは非常に良い思い出と経験になり良かったです。

最後に、ご来場くださった皆様および、関係者の皆様に深くお礼申し上げます。
ありがとうございました。

コメントやツッコミをどうぞ。